Strategi Efektif Mengendalikan Overhead Pabrik Tanpa Menurunkan Kualitas Produksi

Di era persaingan industri manufaktur yang semakin ketat, mengontrol biaya overhead pabrik menjadi aspek yang sangat penting untuk menjaga margin keuntungan dan daya saing. Namun, kontrol biaya ini tidak boleh mengorbankan kualitas produk atau layanan karena jika kualitas menurun, maka reputasi, pelanggan, dan akhirnya profitabilitas bisa ikut terganggu.

Artikel ini akan membahas secara menyeluruh: pengertian dan jenis overhead, faktor penyebab pemborosan, langkah praktis pengendalian, serta studi kasus keberhasilan penghematan overhead. Dengan memahami dan menerapkan langkah-langkah yang tepat, perusahaan dapat mengontrol overhead pabrik secara efektif tanpa mengorbankan kualitas.

1. Pengertian & Jenis Overhead

Pengertian Overhead Pabrik

“Overhead” dalam konteks manufaktur merujuk pada biaya-tidak langsung yang timbul guna mendukung proses produksi, tetapi tidak dapat secara langsung ditelusuri ke unit produk tunggal. Dengan kata lain, selain biaya bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung, ada biaya-lain yang “mendukung” operasi produksi misalnya listrik, penyusutan mesin, pemeliharaan, sewa gedung, asuransi, dan lainnya.

Dalam konteks pabrik (plant), istilah “overhead pabrik” atau “factory overhead” atau “manufacturing overhead” banyak digunakan. 
Contoh sederhana: sebuah mesin yang digunakan untuk produksi mengalami penyusutan dan membutuhkan listrik serta oli. Biaya penyusutan, listrik dan oli tersebut tidak bisa diatributkan dengan tepat ke satu unit produk saja, tetapi tetap harus diperhitungkan sehingga biaya real produksi satu unit menjadi akurat.

Jenis-Jenis Overhead

Untuk mengelola overhead secara efektif, penting untuk memahami berbagai klasifikasi dan jenisnya. Berikut ringkasan berdasarkan literatur:

a) Berdasarkan elemen biaya (element-wise)

Menurut klasifikasi elemen-wise:

• Bahan tidak langsung (indirect materials): Misalnya oli mesin, pelumas, material pembersih, alat bantu produksi yang tidak secara langsung menjadi bagian produk. 
  
• Tenaga kerja tidak langsung (indirect labour): Gaji supervisor pabrik, teknisi pemeliharaan, petugas kualitas yang tidak mengerjakan produk secara langsung. 

• Overhead produksi / pabrik (production overheads / factory overheads): Biaya-seperti sewa pabrik, listrik, pemeliharaan mesin, asuransi pabrik. 

• Overhead administrasi dan penjualan (administration & selling overheads): Walaupun bukan overhead pabrik secara langsung, penting untuk dibedakan agar alokasi biaya tepat. 

b) Berdasarkan perilaku biaya (behaviour-wise)

Klasifikasi menurut bagaimana biaya berubah terhadap volume produksi:

• Biaya tetap (fixed overhead): Biaya yang tidak berubah meskipun volume produksi naik atau turun. Contoh: sewa gedung, pajak properti, asuransi pabrik. 

• Biaya variabel (variable overhead): Biaya yang berubah sesuai aktivitas produksi. Contoh: listrik mesin produksi (semakin banyak mesin beroperasi maka listrik naik), bahan pembersih tambahan saat produksi besar. 

• Biaya semi-variabel (semi-variable overhead): Kombinasi antara bagian tetap dan bagian variabel. Misalnya pemeliharaan rutin minimal (tetap) ditambah biaya perbaikan yang naik dengan penggunaan mesin. 

c) Klasifikasi lain yang relevan

• Berdasarkan fungsi: produksi, administrasi, penjualan. 

• Berdasarkan controllability (dapat dikendalikan atau tidak): biaya yang manajemen dapat mempengaruhi vs yang tidak. 

Pentingnya Memahami Jenis Overhead

Mengapa pemahaman jenis overhead sangat penting bagi manajemen pabrik? Karena:

• Alokasi biaya yang tepat akan membantu menentukan harga pokok produksi (HPP) yang akurat. 

• Memisahkan biaya tetap dan variabel membantu manajemen dalam perencanaan anggaran, analisis break-even, dan pengambilan keputusan seperti apakah meningkatkan volume produksi atau tidak. 

• Identifikasi jenis biaya yang bisa dikendalikan memberikan arah prioritas tindakan pengendalian.

2. Faktor Penyebab Pemborosan Overhead

Setelah memahami apa dan jenisnya, langkah selanjutnya adalah mengenali faktor-penyebab pemborosan energi sumber daya yang mendorong overhead tinggi. Tanpa memahami penyebab, maka langkah pengendalian akan kurang efektif.

Berikut beberapa faktor utama:

A. Pemakaian utilitas dan fasilitas yang tidak efisien

• Mesin yang sering idle tetapi masih dialiri listrik atau gas; hal ini menyebabkan biaya listrik menjadi overhead variabel yang lebih tinggi.

• Pencahayaan, ventilasi, HVAC (pendingin/AC) yang belum ter-optimasi; biaya tetap/variabel bisa jadi lebih besar dari yang seharusnya.

• Ruang produksi atau gudang yang tidak digunakan optimal sehingga sewa atau biaya lahan menjadi overhead tetap yang relatif tinggi per unit.
  Literatur menyebut bahwa utilitas dan fasilitas merupakan bagian penting dari manufacturing overhead.

B. Pemeliharaan dan downtime mesin yang sering

Mesin yang sering rusak atau menjalani pemeliharaan darurat memunculkan biaya reparasi, downtime yang menyebabkan output produktif menurun, serta overhead yang meningkat ketika harus mengalokasikan biaya pemeliharaan tinggi.

Ketika mesin tidak optimal, maka bagian biaya semi‐variabel atau variabel overhead menjadi besar (misalnya suku cadang, kontraktor pemeliharaan). Pemakaian downtime juga menyebabkan output menurun sehingga biaya overhead per unit naik.

C. Proses produksi yang tidak efisien / waste produksi

Proses yang memiliki banyak non-value-added activities (NVAs) seperti penanganan ulang, inspeksi berlebihan, perpindahan material yang tidak efisien, dapat memicu biaya overhead karena meningkatnya aktivitas pendukung. Misalnya lini produksi yang sering berhenti, persiapan mesin yang lambat, atau pergantian produk (changeover) yang lama. Metode Lean seperti Single‑Minute Exchange of Die (SMED) menekankan hal ini. 

D. Alokasi biaya overhead yang kurang tepat

Jika perusahaan menggunakan metode alokasi yang kurang akurat, maka biaya overhead mungkin tersebar tidak proporsional, menyebabkan sebagian produk “dibebani” terlalu banyak overhead, atau sebaliknya. Hal ini dapat mendorong keputusan produksi/produk yang kurang optimal. 

E. Kurangnya penggunaan teknologi atau sistem informasi

Ketika pabrik belum menggunakan sistem terintegrasi atau sensor untuk memonitor penggunaan energi, mesin, dan proses produksi, maka kontrol overhead menjadi reaktif dan bukan proaktif. Pengurangan biaya sulit jika data tidak akurat. Contoh: penggunaan sistem MES atau IIoT dapat membantu memperkecil overhead dengan pemantauan real-time. 

F. Overhead tetap yang terlalu tinggi terhadap volume produksi

Jika pabrik memiliki kapasitas yang jauh lebih besar dibandingkan volume produksi aktual, maka biaya tetap (sewa, depresiasi, asuransi, dll) menjadi beban besar per unit. Ketidakseimbangan kapasitas seperti ini akan membuat overhead per unit melonjak. Studi menunjukkan bahwa di lingkungan biaya tinggi, hal ini merupakan tantangan utama.

G. Kurangnya budaya pengendalian dan perbaikan berkelanjutan

Jika manajemen tidak mendorong perbaikan proses secara kontinu, maka pemborosan lama tetap muncul. Tanpa budaya continuous improvement, overhead sulit ditekan tanpa mengorbankan kualitas.

3. Langkah Pengendalian Praktis

Untuk mengontrol overhead pabrik secara efektif tanpa mengurangi kualitas, perusahaan harus mengimplementasikan langkah-langkah praktis yang sistematis. Berikut rangkaian tindakan yang dapat diterapkan:

3.1 Menetapkan baseline dan indikator pengukuran

• Identifikasi dan catat seluruh komponen overhead utama baik tetap, variabel, semi-variabel untuk periode referensi.

• Hitung tarif penyerap overhead (overhead rate) misalnya: total overhead ÷ total jam kerja mesin, atau total overhead ÷ jam tenaga kerja langsung. 

• Tentukan indikator pengukuran (KPI) seperti biaya listrik per jam mesin, downtime mesin per bulan, pemakaian oli/kemasan per unit, biaya pemeliharaan per mesin.

• Buat dashboard atau laporan rutin untuk memantau perkembangan dibanding benchmark.

3.2 Klasifikasi biaya overhead dan prioritas pengendalian

• Pisahkan biaya yang kontrolable (dapat dikendalikan) dari yang tidak. Fokus awal pada biaya yang dapat dikendalikan seperti utilitas, pemakaian material pembersih, pemeliharaan rutin, penyusutan aset (dengan kebijakan penggantian). 

• Buat daftar “biaya overhead besar” dan “biaya overhead cepat-tersentuh” untuk prioritas.

• Tentukan target pengurangan overhead (misalnya, turunkan pemakaian listrik 10% dalam 12 bulan, kurangi downtime mesin 15%, dll).

3.3 Optimalisasi utilitas dan fasilitas

• Tinjau kontrak sewa, utilitas, asuransi negosiasikan ulang bila memungkinkan. 

• Terapkan efisiensi energi: ganti lampu LED, gunakan sensor gerak, matikan mesin saat tidak dipakai, optimasi HVAC.

• Atur layout pabrik agar aliran material lebih efisien dan jarak tempuh pekerja/mesin lebih pendek → mengurangi biaya penanganan dan overhead fasilitas.

• Audit rutin penggunaan utilitas dan cari anomali (misalnya, listrik naik mendadak tanpa produksi naik).

3.4 Pengendalian pemeliharaan dan downtime

• Terapkan program pemeliharaan preventif dan prediktif untuk menghindari kerusakan mesin besar yang memicu biaya tak terduga. Teknologi IIoT dan sensor bisa membantu memantau kondisi mesin.

• Analisis mesin atau proses yang sering downtime dan latih tim untuk melakukan quick changeover atau maintenance cepat (contoh SMED).

• Catat downtime dan biaya pemeliharaan secara berkala, kemudian evaluasi apakah investasi untuk memperbarui mesin lebih menguntungkan dibanding terus reparasi.

3.5 Pengurangan waste dan aktivitas non-value-added (NVA)

• Lakukan mapping proses (value stream mapping) untuk mengidentifikasi aliran material dan kerja yang tidak efisien.

• Terapkan prinsip lean manufacturing: kurangi persediaan (WIP), kurangi pergantian produk (smaller batch), standar kerja, layout sel produksi.

• Buat tim improvement dan libatkan operator lantai produksi dalam mengusulkan perbaikan — pekerja lapangan sering tahu titik-titik pemborosan.

• Monitor scrap (limbah produksi), reject, dan re-work karena biaya overhead meningkat ketika banyak terjadi perbaikan dan ulang produksi.

3.6 Alokasi overhead yang lebih tepat dan akurat

• Pertimbangkan menggunakan metode alokasi yang lebih tepat seperti Activity‑Based Costing (ABC), terutama apabila overhead relatif besar atau produk-nya beragam. Studi menunjukkan ABC dapat meningkatkan akurasi alokasi overhead. 

• Evaluasi basis alokasi yang dipakai (jam mesin, jam tenaga kerja langsung, mata rantai proses) dan pastikan sesuai karakteristik produksi. 

• Dengan alokasi yang tepat, produk yang sebenarnya “mahal” overhead-nya dapat dikenai beban yang sesuai, mencegah kerugian tersembunyi.

3.7 Investasi teknologi & sistem informasi

• Gunakan sistem ERP/MES yang mampu memonitor aktivitas produksi secara real-time sehingga overhead bisa di-track dan dikendalikan dengan cepat. 

• Automasi proses yang repetitive dan kurang memerlukan pengawasan manusia agar biaya overhead tenaga kerja tidak langsung turun dan kualitas tetap dijaga.

• Terapkan sensor, IoT, data analitik untuk memprediksi pemakaian energi, memonitor kondisi mesin, mendeteksi waste atau aktivitas non-value-added.

3.8 Pengendalian kapasitas dan beban tetap

• Pastikan volume produksi memadai untuk men-spread biaya tetap sehingga overhead per unit tidak terlalu tinggi. Jika kapasitas jauh lebih besar dari output, pertimbangkan konsolidasi mesin/gudang atau optimasi layout. Studi di lingkungan biaya tinggi menyebut hal ini sebagai tantangan utama. 

• Evaluasi apakah ada fasilitas yang jarang dipakai dan bisa dialihkan atau disewakan untuk menghasilkan pendapatan tambahan atau menurunkan beban tetap.

3.9 Budaya continuous improvement & pelibatan tim

• Buat target pengurangan overhead jelas dan libatkan seluruh tim produksi, pemeliharaan, engineering dan manajemen.

• Gunakan metode Kaizen, review rutin, benchmarking, dan reward atau insentif untuk tim yang berhasil mengusulkan pengurangan overhead dengan hasil nyata.

• Dokumentasikan hasil, lakukan revisi rutin dan sebarkan best practices antar lini produksi.

3.10 Pengukuran dan evaluasi hasil

• Setelah implementasi langkah-langkah di atas, ukur hasilnya: misalnya pengurangan % overhead terhadap penjualan, pengurangan downtime mesin (jam/tahun), pengurangan penggunaan energi (kWh per unit), pengurangan biaya pemeliharaan per mesin, dll.

• Buat laporan triwulan atau tahunan untuk mengevaluasi apakah target tercapai dan apakah kualitas produk tetap atau meningkat.

• Jika kualitas menurun, segera identifikasi penyebab pengendalian overhead tidak bisa mengorbankan kualitas. Kualitas tetap harus dijaga sebagai prioritas.

4. Studi Kasus Keberhasilan Penghematan Overhead

Untuk membuat konsep ini lebih nyata, berikut beberapa studi kasus dari dunia manufaktur yang menunjukkan bagaimana pengendalian overhead berhasil dilakukan tanpa mengganggu kualitas.

Studi Kasus 1: Komatsu Ltd. Cost Reduction Indirect Work

Perusahaan pembuat mesin industri ini melakukan “cost reduction activity of indirect work” melalui pengenalan teknologi informasi dan redesain proses pra-produksi. 

Penjelasan: Tim proyek menganalisa proses yang duplikatif dan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai melalui IT—hasil: efisiensi meningkat dan biaya overhead tidak langsung turun.

Pelajaran utama: Fokus pada pekerjaan tidak langsung (pemeliharaan, pengaturan mesin, logistics internal) dapat menghasilkan penghematan besar.

Studi Kasus 2: Penggunaan ABC dalam Fabrication Company

Sebuah perusahaan fabrikasi membandingkan metode costing tradisional dengan metode yang lebih tepat yakni Activity-Based Costing (ABC).

Hasil: ABC memberikan alokasi overhead yang lebih akurat, mengungkap produk yang sebetulnya mahal overhead-nya sehingga manajemen bisa menyesuaikan strategi produksi/penetapan harga.

Pelajaran: Dengan alokasi overhead yang tepat, pengendalian biaya menjadi lebih fokus dan keputusan produksi menjadi lebih rasional.

Studi Kasus 3: Pengoptimalan Logistik Pabrik di Thailand

Sebuah pabrik pengolahan makanan beku besar di Thailand memperbaiki sistem pergudangan dengan WMS dan automasi material handling. Hasilnya: pengurangan biaya operasi gudang sebesar 21%. Meskipun ini lebih ke logistic support daripada langsung produksi, namun overhead produksi secara keseluruhan dapat ditekan tanpa mengurangi kualitas pengiriman dan penyimpanan produk.

Pelajaran: Overhead pabrik bukan hanya di lantai produksi, tetapi juga di sekitar proses pendukung optimasi logistic bisa membantu.

Studi Kasus 4: Studi Agregat Pengurangan Biaya Overhead Manufaktur

Analisis dari banyak proyek menunjukkan bahwa beberapa perusahaan manufaktur berhasil mengurangi overhead manufaktur rata-rata 15% dalam satu tahun melalui penerapan lean, optimasi rantai pasok, dan renegosiasi kontrak.

Pelajaran: Pengendalian overhead secara sistematis dan terstruktur bisa memberikan hasil signifikan tanpa mengorbankan kualitas.

Kesimpulan

Mengontrol overhead pabrik adalah bagian penting dari manajemen manufaktur yang sukses. Dengan memahami pengertian dan jenis overhead, mengenali faktor-penyebab pemborosan, serta menerapkan langkah-pengendalian praktis, perusahaan dapat menekan biaya tidak langsung produksi sambil tetap menjaga — atau bahkan meningkatkan kualitas produk. Studi-kasus di atas menunjukkan bahwa hasil penghematan signifikan bisa dicapai melalui pendekatan sistematis, teknologi, dan budaya perbaikan berkelanjutan.

Bagi perusahaan manufaktur di Indonesia atau kawasan Asia Tenggara, penerapan prinsip-prinsip ini secara lokal juga sangat relevan: mulai dari audit utilitas, pemeliharaan preventif, penerapan lean, hingga penggunaan teknologi digital. Kuncinya adalah tidak mengorbankan kualitas hanya demi menekan biaya—karena kualitas produk tetap menjadi kunci keunggulan kompetitif.

Semoga artikel ini dapat menjadi panduan praktis bagi tim produksi, engineering, dan manajemen untuk mulai merancang roadmap pengendalian overhead yang efektif di pabrik Anda.

Tingkatkan pemahaman Anda tentang akuntansi manufaktur dan temukan strategi terbaik untuk mengelola biaya serta meningkatkan efisiensi produksi. Ikuti pelatihan akuntansi manufaktur bersama para ahli industri. Klik tautan ini untuk melihat jadwal terbaru dan penawaran spesial.

Referensi

1. “What Is Manufacturing Overhead? Manufacturing Overhead Costs & Formula Explained”, NetSuite. 

2. “What is Manufacturing Overhead Cost? | Prometheus Group”. 

3. “Manufacturing Overhead Control: Pembahasan Lengkap dan Tipsnya”, Kledo. 

4. “Top 6 Methods of Absorbing Factory Overheads Explained”, B.Com Institute. 

5. “7 Factory Overhead Components (Plus How To Calculate Them)”, Indeed. 

6. “How Technology Transforms Manufacturing Overhead Costs”, Telkomsel Enterprise Insight. 

7. “Develop­ment of Activity-Based Costing in Fabrication Company: A Case Study”, Jurnal Mekanikal. 

8. “Case Studies of Overhead Cost Management”, EOXS. 

9. “Cost Reduction Activity of Indirect Work for Manufacturing by Information Technology: Case Study of Komatsu Ltd.” 

10. “Factory Logistics Improvement: A Case Study Analysis of Companies in Northern Thailand, 2022–2024”.